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财务税收法规
全国税务机关公文处理实施办法
国家税务总局关于印发《全国税务机关公文处理实施办法》的通知
国税发[2004]132号
各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局，扬州税务进修学院，局内各单位：
为了进一步规范税务公文处理工作，提高税务机关公文处理工作的质量和效率，根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），结合近几年各地税务机关公文处理工作和行政管理信息化建设的实际情况，现将《全国税务机关公文处理实施办法》印发给你们，请遵照执行。2000年11月30日《国家税务总局关于印发〈全国税务机关公文处理办法（试行）〉和〈全国税务机关公文处理办法实施细则（试行）〉的通知》（国税发〔2000〕194号）同时废止。
国家税务总局
二○○四年十月九日
全国税务机关公文处理实施办法
目
录
第一章
总 则
第二章
公文种类
第三章
公文格式
第四章
行文规则
第五章
发文办理
第六章
收文办理
第七章
公文归档
第八章
公文管理
第九章
电子公文
第十章
附 则
第一章
总 则
第一条
为使全国各级税务机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），制定本实施办法。
第二条 税务机关的公文(包括电报，下同)，是税务机关在税务管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、依法行政、施行税务行政措施和进行税务公务活动的重要工具。
第三条
公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条
公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条
各级税务机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本实施办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级税务机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并负责指导下级机关的公文处理工作。
第八条
公文由文秘部门统一收发、分办、传递、缮印、用印、整理、归档和销毁。各级税务机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第九条
各级税务机关应当为公文处理工作创造必要的条件，通过开展业务知识和专业知识培训，提高文秘人员的素质，充分调动文秘人员的工作积极性。文秘人员应当忠于职守，具备相关专业知识。
第十条
各级税务机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断改进办公手段，全面实行公文处理信息化，努力提高公文处理工作的质量和效率。
第十一条
各级税务机关的公文处理工作，应当贯彻“党政分开”的原则。
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第二章
公文种类
第十二条 税务机关的公文种类主要有：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
第十三条 命令(令)，适用于依照有关法律、行政法规发布税务规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令(令)一般不分主送、抄送。命令（令）属下行文。
（一）命令（令），根据作用可分为发布令、行政令和嘉奖令。
（二）发布令、行政令以机关名义发出，自局长任期开始编流水号，文末标明局长职务，署签名章，注明发令日期，不加盖机关印章。
（三）嘉奖令以机关名义发出，使用机关公文的发文字号，加盖机关印章。
（四）发布税务规章，应当按税务规章产生的程序进行。
1．税务规章起草完成后，由政策法规部门进行审核。
2．经局务会议集体审议通过。
3．由局长签署《国家税务总局令》发布。
4．在《国家税务总局公报》或者《国务院公报》和有关新闻媒体刊播。
5．一般在执行前30日以上发布。
6．自发布后30日内向国务院备案。
第十四条
决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。具有普遍的指导性、行政的约束性和相对的稳定性。决定分为部署性决定和组织人事性决定。决定属下行文。
第十五条
公告，适用于向国内外宣布重要事项。具有庄重性和告知对象的广泛性。公告根据内容分为法规性公告、政策性公告、人事任免公告和重大事件公告。税务机关应当依照有关法律、法规向国内外公布需征纳双方知晓的重要税收事项。公告可通过媒体公布或发布，无主送、抄送。
第十六条
通告，适用于公布社会各有关方面应当遵守或者需要周知的事项。具有约束性和告知对象的区域性。通告一般分为规定性通告和周知性通告。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送、抄送。
第十七条
通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规范性公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项；任免人员。通知是税务机关经常使用的公文文种，具有使用范围的广泛性、受文单位的专指性和较强的时效性。同时，还具有行文简便、写法灵活、种类多样的特点。通知一般分为指示性通知、发布和转发性通知、事务性通知和知照性通知。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位知照某些事项时（如告知机构变更和召开会议等），也可作平行文用。
第十八条
通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。具有宣传、教育、沟通信息的作用。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报要有针对性，通报的事实要真实准确。通报属下行文。
第十九条
报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关询问。其主要作用是使上级机关了解本机关、本系统某个阶段的工作和活动情况。报告根据内容分为综合性报告和专题性报告。报告属上行文。
第二十条
请示，适用于向上级机关请求指示、批准事项。具有鲜明的隶属性。请示一般分为政策性请示、核准重大问题请示和具体事务请示。请示属上行文。下级机关向上级机关提出请示时应当做到：
（一）凡属职权范围内的一般问题不随意请示。
（二）请示必须在事前。
（三）请示必须一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时送其他机关的，应当采用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
（四）在公文末页附注处注明联系人的姓名和电话。
（五）文末应当有请示语。
第二十一条
批复，适用于答复下级机关请示的事项。具有答复事项专指性的特征。批复一般分为政策性批复、核准重大问题的批复和具体事务性批复。批复属下行文，上级机关批复下级机关的请示时，必须明确肯定地表态，若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。若请示的问题具有普遍性、且涉及有关政策的调整，可使用“通知”文种行文，不再单独批复请示单位。
第二十二条
意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应当按请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或者给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可以参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。
第二十三条
函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。具有在不相隶属机关之间使用的灵活性和广泛性。函分为告知函、商洽函、询问函、请求批准函和答复函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。
第二十四条
会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。由标识、编号、纪要事项、出席人、签发人、发送单位等部分组成。国家税务总局的会议纪要分为局务会议纪要、局长办公会议纪要和局领导专题会议纪要。
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第三章
公文格式
第二十五条
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
第二十六条
秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
“绝密”是指：含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。“机密”是指：含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。“秘密”是指：含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文。
“绝密”、“机密”、“秘密”等级应当分别标注在公文首页的右上角。标注密级时，应当在标注密级程度的同时标注保密期限，具体写法为“密级★保密期限”。
保密期限是指：保守国家秘密的时间界限。国家秘密的保密期限，除有特殊规定者外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。
特殊规定是指：发文机关可以对保密范围中的某类事项的保密期限，规定为“长期”或确定保密的最短期限。如“秘密★6个月”，“机密★5年”，“绝密★长期”。
第二十七条
紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的紧急程度应当标注在公文首页的右上角。如需同时标明密级的公文，密级应当标注在紧急程度的上面。
紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“急件”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。
电报中的“特提”，适用于极少数当日要办的十分紧急事项，注明“特提”等级的电报，发电单位要提前通知收文单位机要部门；“特急”适用于3日内要办的紧急事项；“加急”适用于5日内要办的较急事项；“平急”适用于10日内要办的稍缓事项。
第二十八条
发文机关标识。发文机关标识是指公文的文头，应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
公文文头一般由发文机关全称加“文件”二字组成；也可只用发文机关全称作文头。公文文头在首页上端居中套红。
第二十九条
发文字号。发文字号由发文机关代字、年份(公元全称)、序号组成。一般标注在文头之下、横线上方居中位置。凡标注签发人的公文，发文字号不再居中，与签发人在同一行，移至左侧。机关代字应保持相对稳定，不得经常变动。年份应使用公元全称，去掉“年”字，并用六角括号“〔〕”括起；年份和序号一律使用阿拉伯数码；序号前一律不加虚位“0”，除命令（令）外不加“第”字。
联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。
明码、密码电报由办公厅（室）按明电和密电的有关规定分别编号处理。
国家税务总局公文的发文字号包括：
（一）令第××号。适用于：发布税务规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位和人员。
（二）国税发〔公元年份〕××号。适用于：向上级机关请示、报告和提出意见；对税收政策和征管办法的调整与补充，以及执行中重要问题的明确和解释；向下级机关部署全局性的税收工作，制订工作制度，提出指导性意见；下达年度税收计划和税务经费安排；对税收收入及重要工作的完成情况和重大事件的情况通报；对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；机构的设置、变动；转发上级机关的重要文件；与平级机关或有关团体单位的联合发文；其他有关重要事项的通知。
（三）国税函〔公元年份〕××号。适用于：向下级机关部署局部的、阶段性的或临时性的工作；对税收政策和征管办法执行中一般问题的明确和解释；对年度税收计划作局部调整；对税务经费作局部和临时性的安排；对税务日常工作有关情况的通报；一般性的表扬或批评；与平级机关商洽事宜、答复问题或报送需要平级机关核批的事项；转发平级机关与税收工作有关的文件；对下级机关的请示事项予以批复；对人大议案、建议和政协提案的答复等。
（四）国税任字〔公元年份〕××号。适用于：按照干部管理权限，任免干部行政职务。
（五）国税办发〔公元年份〕××号。适用于：代表总局向各级税务机关布置日常性的事务工作，通报有关情况；发布局机关内部适用的各类制度规定；通报局机关内部的有关情况。
（六）国税办函〔公元年份〕××号。适用于：代表总局向平级单位的有关部门或其他单位行文，通报有关情况，商洽事宜；代表总局向上级机关的有关部门报送有关情况，提出意见和建议；代表总局向下级机关征求意见；代表总局下发各类会议、培训通知，向有关单位发出邀请；代表总局向有关单位提供证明。
各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局的发文字号，可参照总局公文的发文字号，根据工作需要确定。
第三十条
签发人、会签人。向有行政隶属关系的上级机关行正式公文，应当在首页文头之下、横线以上，与发文字号平行的右侧位置注明签发人、会签人姓名；联合上报的公文，应当注明联合单位签发人的姓名。
第三十一条
公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、发文事由和文种组成。上报的公文和联合行文，一般不标明发文机关。公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。
转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题；如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。
第三十二条
主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者约定俗成、为社会所公认的规范化简称、统称。主送机关应当视公文内容明确具体的发送范围，顶格标列于标题之下、正文的上一行。
在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用“×××国家税务局、×××地方税务局”，不得使用简称。
在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称。规范化简称为“×××国税局、×××地税局”，不得使用“国税、地税，国、地税局，国地税”等。
第三十三条
公文附件。公文附件指附属于公文正文的其他材料，具有对公文进行补充说明或提供相关资料等作用，是公文的重要组成部分。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件名称。附件应当与正文装订在一起，附件有2件或者2件以上的，在附件首页用阿拉伯数码标明序号；如果不能合订，在附件首页分别标明公文的发文字号和附件的序号。如果附件不需打印或者不发，应当注明。
印发规章等公文或转发公文时，正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。
第三十四条 公文印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都要加盖印章。
电报应当署签发人姓名，不需加盖发文机关印章，但应当在电报首页右上角“签批盖章”处加盖机关“发电专用章”。
第三十五条
成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。
成文日期应当用汉字写全公元年、月、日，不得用阿拉伯数码书写。
第三十六条
公文附注。公文附注指需要说明的其他事项。公文附注在公文印章和成文日期之下，版记之上。公文如有附注，应当加括号标注。
第三十七条
公文主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词由类别词、类属词、区域词和文种组成。标注主题词应当注意以下几点：
（一）主题词一般应当根据公文内容，参照国家税务总局印发的《税务公文主题词表》标注。
（二）标注主题词的顺序依次为类别词、类属词、区域词和文种。
（三）标注主题词，最多不超过6个。
（四）主题词顶格标注在公文抄送栏的上方。电报可不标注主题词。
（五）各地报送给当地党委、政府的文件，按当地党委、政府的有关规定标注主题词。
（六）未列入《税务公文主题词表》的新的专用名词和新开征的“税种”名称，可以作为自由词标注主题词。
第三十八条
抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。
抄送机关应当根据工作需要确定，不得随意扩大范围。抄送栏设于主题词之下、印发机关之上。
第三十九条
印发机关和印发日期。印发机关和印发日期分别标注在公文末页下端左、右两侧，在印发日期之下可以标明公文印数。
第四十条
排版方式。文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
第四十一条
公文的印刷版记一般包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、文件份数、打印、校对人员单位和姓名等。版记末行可从左到右标明打印、校对人员姓名和文件份数，校对人员姓名之前应当注明主办单位。主题词，抄送栏，印发机关和印发日期，打印和校对人员单位、姓名四部分，应用横线隔标注在公文最后一页底端。
第四十二条
税务机关的公文中各组成部分的标识规则，按照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）国家标准执行的同时，可参照本实施办法所附国家税务总局机关公文格式（式样）。
第四十三条
税务公文统一使用国际标准A4型(210mm×297mm)纸张。公文所附表格用纸和张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
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第四章
行文规则
第四十四条
行文应当确有必要，注重效用。对于可发可不发的公文，即无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺乏可操作性的公文，坚决不发。对必须印发的公文严格控制发文数量与发文范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。
第四十五条
各级税务机关应当根据各自的隶属关系和工作需要，在自己的职权范围内行文。超越职权范围的，应当会签有关单位或者与其他机关联合行文。
第四十六条
各级税务机关在自己的职权范围内，可以向同级政府各部门和下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
第四十七条
各级税务机关的办公厅(室)根据机关负责人授权可以代本级机关行文。
第四十八条
各级税务机关的内设机构除办公厅(室)和法律规定具有独立执法权的机构外不得对外正式行文。
第四十九条
各级税务机关的内设机构根据工作需要，可以在规定的职权范围内，向下级机关的相关部门和其他机关的有关部门行非正式公文。即，对外行文时使用“便函”。便函适用于：商洽工作，通报情况，询问和答复一般事务性问题。
税务机关各内设机构所发便函的版头，由税务机关名称和内设机构名称组成，不加“文件”字样。便函的发文字号按内设机构代字自行编号，成文日期上加盖内设机构印章，无版记。
第五十条
各级税务机关可以与同级政府各部门和下一级政府联合行文；可以与相应的党组织和军队机关联合行文；可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。
第五十一条
联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意后，也可以由税务机关行文，文中应当注明经政府同意。
第五十二条
同级机关之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或者撤销。
第五十三条
属于提请党委、政府所属主管部门职权范围内解决的具体事务，税务机关在办理与之有关的公文时，应当按照部门职权范围直接报送该主管部门处理。
第五十四条
向上级机关行文一般不得抄送下级机关；向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级机关行文可以抄送其他同级机关。
转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，如无补充内容，可以采用翻印形式，不抄送被转发机关。
第五十五条
本办法第五十条、第五十二条、第五十四条所称“同级”是指：2个及2个以上机关的行政级别处于同等地位的机关。同一系统内级别相同的机关，非同一系统的级别相同或相似的机关、人民团体和事业单位等都属于“同级”。
第五十六条
除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示类公文。
第五十七条 “报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。
第五十八条
受双重领导的机关向上级机关行文，应当标明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五十九条
各级税务机关一般不得越级行文。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故等)必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关（下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题的除外）。上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄送被越过的机关。
第六十条
机关负责人的讲话，不以正式公文形式下发。对使用电话、广域网络或发便函即可办理的事项，不发正式公文。
第六十一条
各级税务机关除答复人大议案、建议和政协提案外，一般不对个人行文。
第六十二条
各级税务机关应当按照各级人大、政协的要求和有关规定，认真办理人大代表的议案、建议和政协委员的提案。
国家税务总局局内各单位应遵循以下规定，办理全国人大代表的议案、建议和全国政协委员的提案：
（一）承办单位办理人大议案、建议和政协提案，应当严格执行《中华人民共和国全国人民代表大会议事规则》和《政协全国委员会提案工作条例》及其有关规定，认真答复，提高办理质量，注重实效。
（二）承办单位收到人大议案、建议和政协提案后应当在规定时限内答复。对一些难度大、不能如期办复的，应当先向代表、委员说明原因，同时函告有关部门。
（三）凡审查意见为分别办理的，由承办单位分别答复代表或委员。审查意见指明主办和会办单位的，会办单位应当在规定时间内将会办意见交主办单位，并由主办单位答复。
（四）办理人大议案、建议和政协提案，应当分别按照全国人大办公厅和全国政协办公厅规定的复文格式行文，注明联系单位及电话，加盖机关印章。
（五）对人大议案、建议和政协提案的答复，复文时应当分别按照全国人大办公厅和全国政协办公厅的要求确定主送、抄送及其份数。
（六）答复人大议案、建议和政协提案时，应在答复文的首页右上角注明分类代码。所提问题已经解决或基本解决的，用“A”标明；所提问题正在解决或列入规划逐步解决的，用“B”标明；所提问题因目前条件限制或其他原因须待以后解决的，用“C”标明；所提问题留作参考的，用“D”标明。
（七）复文形式。凡审查意见指明主办或分别办理的人大议案、建议和政协提案应当使用“国税函”答复代表或委员；凡审查意见指明会办的，应当使用“国税办函”答复主办单位。
第六十三条
党组织系统和国家行政系统的公文分别按照中共中央、国务院有关公文处理的规定办理。在公文格式上，发文机关标识、发文字号和印章不得混用；不以行政机关名义向党的组织发布命令、决定，除特殊情况外，不就具体行政事务向党的组织直接报告工作，请求指示。
党的组织不向行政机关请示或者报告工作，除特殊情况外，不直接向行政机关下达命令或者决定，一般应向行政机关中的党委或党组行文。
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第五章
发文办理
第六十四条
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、封发等程序。
第六十五条
草拟公文是指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程。
草拟公文的一般程序是：
（一）主办部门领导向拟稿人交代清楚行文意图、行文依据、主要事由和有关要求。
（二）拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关资料。
（三）拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字号、密级、缓急程度、主抄送单位、会签单位、拟稿人单位姓名和联系电话等内容。
草拟公文的基本要求是：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制公文，如涉及国家秘密，应当根据国家保密法和有关规定，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”等级和具体的保密期限。草拟的公文，在引用标有密级公文的标题、文号或内容时，必须按所标引的公文的密级标注密级。回复标有密级的来文，必须按来文的密级标注密级。
（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，根据实际需要确定紧急程度，并提前2个工作日送办公厅（室）审核。办理紧急公文应当遵循以下规定：
1.对标明“特急”、“急件”字样的紧急公文，规定了具体办理时限的，按规定时限办结；没有规定具体办理时限的，分别在3个工作日和5个工作日内办结。
2.对外单位来文中提出具体办理时限要求的，在时限要求内办结。确有困难不能按时完成的，应当向来文单位及时说明原因。
3.对下级机关请示问题的批复，一般在7个工作日内办结。
4.向下级布置工作或下达任务的紧急公文，应当在文中明确时限要求。
5.对需要紧急发出的公文，由公文主办部门的办文人员随文跟踪办理。
（六）人名、地名、数字、引文应当准确规范。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文，应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或者不写年只写月、日。年份要完整表述，如“2004年”不能写成“04年”。
（七）结构层次序数应当规范。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（八）应当使用国家法定计量单位。
（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称缩写或其他缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第六十六条
本机关主办部门起草的公文，涉及其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关职能部门协商、会签。
（一）涉及税务规章和税收政策、征管制度的规范性公文，应当会签法规部门。
（二）涉及调整税收征管业务流程的公文，应当会签征管部门。
（三）涉及计算机软件调整或修改的公文，应当会签信息部门。
（四）涉及调整机构、人员、编制的公文，应当会签人事部门。
（五）涉及财务支出事项的公文，应当会签财务部门。
第六十七条
凡需会签的公文，主办部门应当与会办部门取得一致意见后行文，送办公厅（室）审核。
（一）办文如有意见分歧，主办部门应当主动与会办部门协商，会办部门应当予以配合。经协商不能取得一致意见的，主办部门应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请机关负责人协调或裁定。
（二）对会签的公文，会办部门如无不同意见，由部门负责人签署姓名和日期；如有不同意见，应当提出书面会签意见，经会办部门负责人签字后送主办部门。
（三）遇有重大问题的会签公文，会办部门应当充分讨论后提出会签意见。
（四）对会签的公文，会办部门一般应当在3个工作日内提出会签意见。急件应当在1个工作日内会签，特急件应当随到随签。
第六十八条
本机关起草的公文，涉及其他单位职权范围的，应商得其他单位同意或征求意见。会签前，本机关负责人应当在文头稿纸签发栏内明确签署意见，再送有关单位。如需紧急办理的，可派人持会签文直接送该单位。如需会签的单位较多，可将会签文复印后分头送达。
如会签单位返回修改意见，本机关对起草的公文作出相应调整的，应当再次送本机关负责人明确签署意见。
第六十九条
对由外单位主办和联合行文的外单位来会签的公文，应当由办公厅（室）提出拟办意见交有关部门办理。本机关主办部门对来文应当按办文程序提出会签意见，报机关负责人审签后，将会签文稿复印一份备查。
对由外单位主办的联合行文和外单位来会签的公文，如无不同意见的，由机关负责人签署姓名和日期;如有修改意见的，应当在来文中进行修改，并征得来文单位同意后，由机关负责人签署姓名和日期;如不同意会签的，机关负责人不签署姓名，并由主办部门向来文单位说明理由，将来文退回。
第七十条
公文送办公厅（室）审核前，主办部门的文秘人员和负责人应当进行审核。审核的重点是：
（一）是否符合国家法律、法规及有关规定，提出新的政策、规定和措施等是否可行。
（二）是否需要会签其他职能部门或者有关单位。
（三）公文文种的选用是否适当，拟制的公文是否符合行文规则和公文格式的有关要求。
（四）文稿的结构是否严谨，层次是否清楚，观点是否正确，情况是否真实，数据是否准确等。
第七十一条
公文送机关负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。
公文由主办部门负责人审稿签名后，送办公厅(室)审核。需要机关内有关部门会签的公文，会签后送办公厅(室)审核。办公厅（室）审核公文的重点是：
（一）是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当。
（二）涉及其他职能部门或者外单位的问题，是否与其协商、会签。
（三）是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定。
（四）是否符合国家法律、法规及有关规定，提出的政策、规定是否与已发布文件矛盾或者重复。
（五）遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范。
（六）密级确定是否符合有关规定，发送范围是否适当，主题词标引是否正确，有关材料和资料是否齐备等。
第七十二条
以机关名义制发的公文，由机关负责人签发。其中，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；对涉及重要税收政策或重大问题的，由其他负责人审阅后送主要负责人签发。
（一）以本机关名义制发的命令（令）、公告、通告和人事任免的通知由机关主要负责人签发。
（二）会议纪要由会议主持人签发。
（三）需要外单位会签的公文，应当先经本机关负责人审签。
（四）联合行文须经所有发文机关负责人签发。其中，联合制发的上行文，由机关主要负责人或者主持工作的负责人签发。
（五）电报由机关主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
（六）签发公文应当符合存档要求。不得使用圆珠油笔和铅笔，不得使用蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水。
第七十三条 以办公厅(室)名义制发的公文，由办公厅(室)主任签发，或者授权副主任签发；如有需要，送机关负责人签发。
第七十四条
签批公文，签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期。其他审签人圈阅后签署姓名和日期，视为同意。
（一）未经办公厅(室)审核的公文，机关负责人不予签发。
（二）文稿经负责人核准签发后，即定稿生效，具有法定效力。
（三）签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。
（四）拟稿人不得签发自己草拟的公文。
第七十五条
文秘部门应当在公文正式印制和发出前进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。不符合要求的公文，不予缮印和发出。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当由办公厅（室）负责人复审后，征得签发人同意。
第七十六条
公文签发后，由办公厅（室）统一登记、编号、缮印。主办部门应当提供拟缮印的公文电子版，并以签发公文的原稿为蓝本，同打印的清样进行校对。
校对的重点是：校正与原稿不符的部分；补正被遗漏的部分；校正错别字词；校正标点符号、公式、图表方面的错漏；纠正格式方面的差错；查找公文中的疏漏。校对中发现问题后应当向公文审核人员反映，对实质内容的改动须征得签发人同意。
校对应当使用国家专业标准《校对符号及其用法》中规定的符号。改错用引线引到页面白边处再加批改，引线不要相互交叉；说明性的文字不可与原文中的文字相混淆。
第七十七条
对完成拟制程序的公文，由办公厅（室）按照规定的标准格式统一缮印。缮印时要注意以下几点：
（一）缮印文件以负责人签发的原稿为依据，不得改动。
（二）印制的版面、格式符合规定。
（三）字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，双面印刷，左侧装订。
（四）公文所附的文件如为热敏传真纸，应复印后发送、存档。
第七十八条
印制成正式文本的公文，由办公厅（室）统一加盖印章。用印时要注意以下几点：
（一）检查原稿上有无负责人签字。有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关印章。
（二）加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章。
（三）用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之上，骑年盖月。联合行文需加盖3个及3个以上印章时，应当将各发文机关全称或规范化简称排在成文日期和正文之间，主办机关印章在前，各印章应当在本机关名称上加盖。
（四）印模效果应呈正面图样，清晰端正。
第七十九条
公文印成发出前，办公厅（室）应当对所发公文的份数、序号及发往单位、日期、文号、标题、密级、附件和封发情况等进行登记。
第八十条
制成的公文登记后，办公厅（室）应当按主送、抄送去向分别装封和发出。封发时应注意以下几点：
（一）清点公文份数。
（二）对发送范围、密级、时限、有无附件、是否用印等逐项检查，准确无误后再装封。
（三）收件机关的名称、地址、邮编要书写准确、清晰。
（四）对于急件、密件，要在封套上加盖“急件”、“密件”戳记并进行登记。
（五）装封时，封口要严，不得用书钉装订，使用浆糊不得粘住封内公文。
第八十一条
公文发出后，因发现错误需要追回的，办公厅（室）应当及时通知发送范围内的所有单位，有关单位应当配合做好公文收回工作。
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第六章
收文办理
第八十二条
收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督查催办等程序。
第八十三条
收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以示收到。签收时要注意以下几点：
（一）清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收。
（二）如发现错投应当及时退回或转投，有散包或被拆后重封等现象的应当立即追查原因。
（三）收到绝密级公文后，必须在机要室存放并专人保管。
（四）本机关内设机构收到外单位来文应当交办公厅（室）签收。
第八十四条
公文签收无误后，收文人员应当对来文进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、附件、份数、处理情况等。
第八十五条
对下级税务机关上报并需要办理的公文，办公厅（室）应当对来文的合法性、规范性进行审核。
来文出现以下情况的，应予退回：不应当由本机关办理的；与有关法律、法规及规章相抵触的；文种使用不当，违反行文规则的；未注明签发人，文头与机关代字相矛盾的；未用印或用印有误，未注明附件或附件有缺漏的等。
对来文标有“特急”或“急件”字样的，收文部门应当优先进行审核，及时送下一环节办理。
第八十六条
经签收、登记后，需要本机关办理的公文，应当由办公厅（室）提出拟办意见。拟办意见应当明确、具体。如不宜提出具体拟办意见，应呈请机关负责人批示。
（一）收到上级机关下发或交办的公文，由办公厅（室）负责人提出拟办意见，报本机关负责人批示后交有关部门办理。
（二）收到平级机关发送的公文，由办公厅（室）文秘人员提出拟办意见，送办公厅（室）负责人审核后交有关部门办理。其中，重要公文报机关负责人批示后交有关部门办理。
（三）收到下级机关上报的需要办理的公文，办公厅（室）文秘人员应当在审核后提出拟办意见，送办公厅（室）负责人审核后交有关部门办理。对不符合规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回原发文单位并说明理由。
（四）收到需要2个或2个以上部门办理的公文，办公厅（室）提出拟办意见时应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第八十七条
机关负责人对办公厅（室）呈请批示的公文应当提出批办意见。如对拟办意见无异议，负责人圈阅视为同意。如拟办意见为呈请负责人阅示的，或者对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确的批示。
第八十八条
承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的文秘部门说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第八十九条
公文办理中遇有涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致意见，可以报请上级机关协调或者裁定。
第九十条
审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第九十一条
经机关负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责督查催办。紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办。
对需要查办落实的事项，规定时限的,按规定时限完成；未规定时限的，应当尽快办结；对有特殊要求的，要特事特办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告原因和办理进展情况。
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第七章
公文归档
第九十二条
公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及其有关规定和《全国税务机关档案管理办法》（国税发〔1996〕64号）、《全国税务机关归档文件整理办法（试行）》（国税发〔2000〕204号）的规定，及时将公文定稿、正本和有关材料交本部门文秘人员整理、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第九十三条
归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，保证归档公文的齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第九十四条
归档范围内的公文，应当以“件”为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒。首页右上部空白处加盖“归档章”，打印文件目录。
归档文件整理的具体方法，按照全国档案行业标准《归档文件整理规则》的规定执行。
第九十五条
联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第九十六条
本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。
第九十七条
税务机关公文的归档范围和保管期限，按照《全国税务机关档案管理办法》（国税发〔1996〕64号）及其有关规定执行。每年6月30日前将本部门上一年度办理完毕的公文、材料经整理后集中向本机关档案室移交。
第九十八条
拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应当符合存档要求。归档公文的用纸应当是中性纸，字迹材料应当是墨汁、碳素或蓝黑墨水。
第九十九条
重要会议形成的文件，包括光盘、软盘、录音带、录像带、照片等有关材料，应当由会议组织人员按照归档要求编写说明后，交本机关文秘部门整理、归档。
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第八章
公文管理
第一○○条
公文由办公厅（室）及文秘部门或专职文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第一○一条
办公厅（室）及文秘部门应当建立健全公文管理的有关制度。各地税务机关可以按照本实施办法的规定，结合本地实际，制订相关的公文保密、档案管理、督查督办、公文目标管理等制度，定期对执行情况进行检查，切实做好公文管理工作。
第一○二条
上级机关的公文，除密码电报、绝密级和注明不准翻印的以外，经机关负责人或者办公厅（室）负责人批准，可以翻印。翻印的公文，应当加盖印章，标注翻印的机关、日期、份数和发送范围。翻印的公文视同正式公文管理。
第一○三条
公文的报送。各级税务机关报送上级税务机关的公文，不得同时报送上级税务机关内设机构；邮寄时，收件人（单位）应与公文主送单位一致。各地税务机关报送国家税务总局的公文，数量为1份。
第一○四条
传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
第一○五条
公开发布行政机关公文，应当经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力，各级税务机关可以不再行文。同时，发文机关应当印制少量文本，供存档备查。
第一○六条
公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式公文保管。
第一○七条
公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第一○八条
不具备归档和存查价值的公文，经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
第一○九条
销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失，不漏销。有条件的地区也可委托当地保密局销毁。其中，销毁绝密级公文（含密码电报）应当进行登记。
第一一○条
机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第一一一条
绝密级公文，必须严格按照现行保密法律法规的规定执行。同时，应当遵守以下规定：
（一）税务机关制发绝密级公文时，应根据工作需要，确定公文的发送单位和知悉人员的范围，并在公文中予以注明。
（二）税务机关必须严格按照公文规定的范围组织阅读和传达，并对接触和知悉绝密公文内容的人员做出文字记载。
（三）中共中央、国务院下发的绝密级公文按发文渠道收回，经登记、审批后监销。税务机关制发的绝密级公文由制发单位统一收回，经登记、审批后监销。
第一一二条
各级税务机关的办公厅(室)负责明码电报和密码电报的收发与管理。
第一一三条
密码电报必须严格按照国家保密法及其有关规定使用和管理。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。在明码电报和公文中，不得直接引用密码电报的文号、日期和内容，不得将密码电报作为普通公文的附件。
第一一四条
机关的印章由办公厅(室)统一管理。使用机关的印章，
应当由机关负责人或者授权办公厅(室)负责人签字。机关内设机构的印章，由内设机构自行管理。
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第九章
电子公文
第一一五条 电子公文是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。税务机关制发的电子公文在税务系统内部具有行政效力，可以作为本系统、本机关内部处理公务的依据。
第一一六条
各级税务机关应当通过税务系统内部建立的公文处理计算机应用系统，按照本实施办法和有关规定进行电子公文的办理、管理、整理和归档。
公文处理计算机应用系统的管理由各级税务机关办公厅（室）负责；技术支持与维护由各级税务机关的技术部门负责。
第一一七条
税务系统内部发送的会议通知、培训通知、商洽函、告知函、内部工作制度、工作报告和情况通报等布置性、告知性、事务性公文，可以用电子公文替代纸质文件。既有电子公文，又有纸质文件的，以纸质文件为准。需要对税务系统以外的其他单位发送的公文，应当制成纸质文件。
第一一八条
利用计算机网络系统处理秘密、机密级公文，必须按照国家有关规定，报保密主管部门审批，确保涉密公文的安全。
绝密级公文不得利用计算机网络系统进行处理。
第一一九条
电子公文应当按照《全国税务机关档案管理办法》（国税发〔1996〕64号）确定的范围，将处理过程中形成的不同电子版本归入税务档案数据库。具有永久和长期保存价值的电子公文，应当同时将电子公文的最终版本制成纸质文件归档。
第一二○条
电子公文在归档时应当对标题、发文字号、发文日期、发文单位、密级、主题词、类别、保管期限进行标引。有相应纸质文件的，还应标引纸质文件的档号。
第一二一条
公文处理系统中形成的电子公文数据应当备份。
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第十章
附 则
第一二二条
税务专业文书、执法文书按有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
第一二三条
各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局可以根据本实施办法，结合本地区公文处理工作的实际，制定本单位公文处理的具体办法。
第一二四条
本实施办法由国家税务总局办公厅负责解释。
第一二五条 本实施办法自2004年11月1日起施行。2000年11月30日国家税务总局印发的《全国税务机关公文处理办法（试行）》、《全国税务机关公文处理办法实施细则（试行）》（国税发〔2000〕194号）同时废止。
(公文格式图片略)
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