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让老板爱死你 第五章 档案管理：提升效率的不二法门
第18节 小名片妙管理 作者: 尤欣欣 依照所需制作名片记录类别，并且资料要时常更新，才有价值哦! 对于名片管理，我习惯用Excel电脑软体制作，加上习惯用的标记，利用该软体搜索的功能，让我为老板拨接电话时攻无不克! “快帮我接王先生!”当老板如是说。“是工会的王先生，还是××公司的王经理?”通常这样及时地回答，足以博得主管的信任。 这可不是与生俱来的特异功能，而是多年媳妇熬成婆! 记得刚开始担任秘书工作时，常常因为与老板鸡同鸭讲而状况百出!每当老板要找人，而又讲不清楚时，真令人既紧张又慌乱。“替我接王先生!” “请问是哪一位王先生?” “(不耐烦状!)就那天来开会的王先生呀!” “是周一下午来的王总干事吗?” “不是啦!是圆山那个案子!” “哦!” 实在很讨厌每天这样你来我往地猜猜游戏。当还没和主管培养良好的默契之前，这样的事层出不穷，非但令我十分困扰，也大大减低自己的专业度。 偶然让我发现之前秘书“藏”在书柜角落的上千张名片，“哇!老板还真是交游广阔呢!” 我不禁咋舌。 利用老板不在的空当，费心地将名片逐一分类，客户、国家机关、同业、协会、协力厂商……提供服务的保险公司、汽车修理、西装、钟表行、旅行社、往来银行等，分门别类后一一keyin至电脑档案内。此时别忘了，在每个资料前键入一个代号方便搜寻。如： 1.开一个Excel档，并制作好公司名称、姓名、公司电话、行动电脑、传真、地址、备注等栏位。 2.将先前的分类，分页设定好，并将上述栏位拷贝至各页。 3.将名片依序key in至总档，并在前面插入两栏，分别键入两个关键字。 4.第一个关键字为分类类别：如“公”表公安机关。 5.第二个关键字为姓名索引英文字母：如“王”以“W”表示，“李”则是“L”。 6.全部key in完毕后，先作第一次排序，并将依类别分别copy至不同的分页中。 7.保留总档，当不知道所查询的类别时，也可就着线索，以姓名或公司名称查询。 当然坊间有许多名片管理的工具，只是用熟悉又简单的软体，不但操作容易，还可以分门别类列印出来，分别置于不懂电脑的司机处、老板的座车、办公桌、家里及我的皮包内。这样即使是在假日或下班时走路上，不管老板临时有什么需要，都万无一失! 现代可利用的工具固然多，但无论电脑、PDA等，难免会遇到没电或不能及时开机等问题，所以最笨的方法也许也是最好的，不是吗? 小秘密：多年来一直保留着所谓的“万能本”，很多知道的好朋友随时来电，我就是“万能电话簿”! |
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